Whistleblowing
HINWEISGEBERSCHUTZGESETZ
Das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) tritt am 02. Juli 2023 in Kraft. In Umsetzung der EU-Hinweisgeberschutzrichtlinie vom 16. Dezember 2019 schützt es alle Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit beobachtete Verstöße melden. Das Gesetz soll außerdem die Untersuchung der Meldung von Verstößen durch die Unternehmen transparenter regeln. Unternehmen sind damit gesetzlich verpflichtet, den Schutz von Hinweisgebern (Whistleblower) zu gewährleisten und hierfür geeignete Meldekanäle bereitzustellen.
Dementsprechend stellt sich die MAPEI-Gruppe und ihre in der Europäischen Union tätigen Tochtergesellschaften diesem Thema, das zunehmend an Bedeutung gewinnt und von vielen Rechtssystemen international behandelt wird. Zu diesem Zweck hat die Geschäftsführung der MAPEI GmbH die vorliegende Richtlinie herausgegeben und wie nachstehend die lokalen Whistleblowing-Beauftragten benannt.
Meldungen (Whistleblowing) gegen Verstöße des EU-Rechts und des einschlägigen nationalen Rechts betreffen Bereiche wie z. B. öffentliches Auftragswesen, Finanzdienstleistungen, Steuerbetrug, Geldwäsche, Produkt- und Verkehrssicherheit, nukleare Sicherheit, öffentliche Gesundheit, Umweltschutz sowie Verbraucher- und Datenschutz.
Die Ziele der EU-Richtlinie, des HinSchG und dieser Richtlinie sind wie folgt:
- Aufdecken und Unterbinden von Verstößen,
- Einrichten effektiver, vertraulicher und sicherer interner Meldekanäle,
- Behandeln aller Daten in Übereinstimmung mit der Datenschutzgrundverordnung,
- Definition klarer Zeitvorgaben für die Bearbeitung der Meldungen und die Rückmeldung an den Hinweisgeber,
- Gewährleistung der Anonymität der Hinweisgeber sofern sie dem Vertraulichkeitsgebot nach § 9 HinSchG unterliegen,
- Wirksamer Schutz der Hinweisgeber vor Repressalien und dass diese weder zivil-, straf- oder verwaltungsrechtlich noch in Bezug auf ihre Beschäftigung haftbar gemacht werden können, sofern nicht die Beschaffung oder der Zugriff der weitergegebenen Informationen eine eigenständige Straftat darstellt
- Offenlegung der beteiligten Behörden
Möglichkeiten der Übermittlung von Meldungen
Hinweisgeber können wählen, ob sie sich an eine interne oder eine externe Meldestelle wenden. Die Meldung an eine interne Meldestelle ist zu bevorzugen, wenn intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und keine Repressalien zu befürchten sind. Wenn einem intern gemeldeten Verstoß nicht abgeholfen wurde, bleibt es dem Hinweisgeber unbenommen, sich an eine externe Meldestelle zu wenden. Externe Meldestellen sind beispielsweise die externe Meldestelle des Bundes und externe Meldestellen der Länder.
Intern können die Meldungen direkt an die lokalen Empfänger der Rasco Bitumentechnik GmbH gesendet werden:
- über das lokale elektronische Postfach unter whistleblowing.de@bitumentechnik.de
- über das zur Verfügung gestellte Online-Whistleblowing-Portal, das dem Hinweisgeber einen Leitfaden an die Hand gibt, unter https://whistleblowing.mapei.com. Wählen Sie dann als Unternehmen die MAPEI GmbH aus, an die Ihre Meldung gesendet werden soll.
- in gedruckter Form per Post an den Whistleblowing-Beauftragten an die Adresse der Rasco Bitumentechnik GmbH
- per Telefon und/oder persönlich an den Whistleblowing-Beauftragten.
Das Papierformular, der Postweg und das Whistleblowing-Portal sind hierbei die besten Möglichkeiten, um die Anonymität des Hinweisgebers vollständig zu gewährleisten.
Der Zugang zum Whistleblowing-Portal unterliegt einer "no-log"-Politik, um die Identifizierung des Whistleblowers, der anonym bleiben möchte, zu verhindern. Das bedeutet, dass die Computersysteme der Rasco Bitumentechnik GmbH nicht in der Lage sind, den Zugangspunkt (IP-Adresse) zu identifizieren, auch wenn der Hinweisgeber von einem Computer angemeldet ist, der mit dem Firmennetzwerk verbunden ist.
Schutz und Verantwortung von Hinweisgebern
Es werden keine Vergeltungsmaßnahmen, Diskriminierungen oder Strafen, weder direkt noch indirekt, im Zusammenhang mit Ihrer beruflichen Tätigkeit gegen die Hinweisgeber aufgrund der eingegangenen Meldung verhängt, die in gutem Glauben eine Meldung gemacht haben. Der Hinweisgeber ist jedoch zum Ersatz des Schadens verpflichtet, der aufgrund einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Falschmeldung entsteht.
Bei Meldungen über das Whistleblowing-Portal ist die Anonymität des Hinweisgebers gewährleistet, es sei denn, der Hinweisgeber erklärt sein Einverständnis zur Offenlegung.
Die Sanktionen für diejenigen, die gegen die Schutzmaßnahmen des Whistleblowers verstoßen, werden vom lokalen Management der MAPEI GmbH festgelegt mit Information an Corporate HR & Organisation und Legal.
Rechte von whistleblowern
Während der Untersuchung und der Überprüfung möglicher Verstöße können Personen, die Gegenstand der Meldungen sind, einbezogen oder über diese Tätigkeit informiert werden, aber unter keinen Umständen wird ein Verfahren allein auf der Grundlage der Meldung eingeleitet, wenn keine konkreten Beweise für die darin enthaltenen Behauptungen vorliegen. Ein Verfahren kann nur auf der Grundlage von Beweisen eingeleitet werden, die sich nicht auf die Behauptungen in der Meldung selbst stützen.
Datenschutz und Datenspeicherung
Die Unterlagen zur Meldung werden vom lokalen Whistleblowing-Beauftragte sicher und für einen Zeitraum von drei Jahren nach Abschluss der Meldung archiviert. Danach werden diese gelöscht. Eine längere Aufbewahrung ist nur gestattet, wenn es erforderlich und verhältnismäßig ist, um ein anderes Gesetz zu erfüllen.
Alle persönlichen und sensiblen Informationen, die in der Meldung enthalten sind, einschließlich derjenigen, die sich auf die Identität des Hinweisgebers oder anderer Personen beziehen, müssen in Übereinstimmung mit den geltenden Regeln für den Schutz personenbezogener Daten verarbeitet werden, wie sie in der europäischen und lokalen Gesetzgebung festgelegt sind, z.B. gemäß DSGVO/Datenschutzgrundverordnung und GDPR-Verordnung.